(EU) 2015/840Prováděcí nařízení Komise (EU) 2015/840 ze dne 29. května 2015 o kontrolách prováděných odpovědnými orgány podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí

PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) 2015/840

ze dne 29. května 2015

o kontrolách prováděných odpovědnými orgány podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí

EVROPSKÁ KOMISE,

s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,

s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 ze dne 16. dubna 2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí (1), a zejména na čl. 27 odst. 5 uvedeného nařízení,

vzhledem k těmto důvodům:

(1)	Odpovědné orgány zodpovídají za řízení a kontrolu výdajů podle nařízení (EU) č. 514/2014. Pro tento účel mají provádět administrativní kontroly a kontroly na místě.

(2)

Účinné administrativní kontroly prováděné odpovědnými orgány by měly v první řadě spočívat v analýze finančních prohlášení, která zaslali příjemci. Přesnější kontrola jednotlivých dokladů by měla být provedena jen tehdy, pokud analýza odhalí rozpory nebo nesrovnalosti. Aby se zajistila dostatečná míra jistoty a snížila administrativní zátěž, je rovněž důležité upřesnit okolnosti, za kterých se mohou odpovědné orgány spolehnout na osvědčení o auditu.

(3)	Kontroly na místě by měly zahrnovat jak finanční, tak operační aspekty a může být zapotřebí je provádět v různých fázích projektu. Je proto nezbytné vymezit rozsah každého typu kontroly na místě, aby se zajistilo, že jsou prováděny co nejefektivněji.

(4)

Operační kontroly na místě by měly probíhat současně s prováděním projektů, aby bylo možné včas přijmout nápravná opatření. Tyto kontroly by se měly vztahovat jak na vzorek projektů, které stále probíhají v první den příslušného rozpočtového roku, tak na projekty, které v průběhu tohoto rozpočtového roku začaly.

(5)

Aby se zajistila dostatečná míra jistoty a snížila administrativní zátěž, měly by být definovány okolnosti, u nichž se riziko chyb považuje za nevýznamné, což může vést ke snížení počtu finančních kontrol na místě. Aby byla zaručena dostatečná jistota o legalitě a správnosti výdajů Unie, je rovněž nezbytné stanovit opatření, která mají být přijata v případě významné míry chybovosti.

(6)

Hlavní prvky finanční kontroly na místě musí být vyjasněny. Odpovědné orgány musí zejména ověřit, že projekty podporované národními programy jsou neziskové povahy. Měly by ověřit, že tyto projekty ve všech programových obdobích nedostávají dvojí financování výdajů v rámci národních programů a jiných programů Unie, včetně prostředků poskytovaných agenturami.

(7)	Po dokončení každého projektu by měly být doklady uchovávány po určenou dobu tak, aby odpovědné orgány, Komise (včetně úřadu OLAF) a Evropský účetní dvůr mohly provádět kontroly.

(8)	Aby bylo možné uplatňovat toto nařízení, jakmile dojde ke schválení národních programů, mělo by toto nařízení vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.

(9)	Spojené království a Irsko jsou vázány nařízením (EU) č. 514/2014, a tudíž i tímto nařízením.

(10)	Aniž je dotčen 47. bod odůvodnění nařízení (EU) č. 514/2014, není nařízení (EU) č. 514/2014 ani toto nařízení pro Dánsko závazné.

(11)	Opatření stanovená v tomto nařízení jsou v souladu se stanoviskem Výboru pro Azylový, migrační a integrační fond a Fond pro vnitřní bezpečnost,

PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:

Článek 1

Administrativní kontroly

1.   Odpovědný orgán provede administrativní kontroly všech finančních prohlášení zaslaných příjemci za účelem získání finančních prostředků Unie v souladu s grantovými dohodami definovanými v čl. 1 písm. d) nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1042/2014 (2) (dále jen „finanční prohlášení“). Kontroly musí obsahovat minimálně následující prvky:

a)	kontroly navržené tak, aby potvrdily formální správnost a početní správnost finančních prohlášení;

b)	kontroly navržené tak, aby potvrdily, že projekt splnil cíle stanovené v grantové dohodě nebo že je patrný pokrok při dosahování těchto cílů;

c)	analytický přezkum za účelem posouzení relevantnosti vykázaných výdajů ve finančních prohlášeních a jejich soulad s požadavky stanovenými v grantové dohodě a s platnými unijními a vnitrostátními předpisy.

2.   Pokud administrativní kontroly odhalí rozpory nebo nesrovnalosti, je odpovědný orgán povinen provést podrobné kontroly za účelem posouzení legality a správnosti výdajů, a to především přezkoumáním cíleného vzorku dokladů.

3.   Odpovědný orgán může po příjemci požadovat, aby získal osvědčení o auditu a zprávu o auditu vydané nezávislým auditorem a zahrnující všechny aspekty uvedené v odst. 1 písm. a) a c). Odpovědný orgán v takovém případě stanoví rozsah kontrol, které mají být provedeny nezávislým auditorem, a také vzor zprávy o auditu.

Článek 2

Obecné zásady pro kontroly na místě

Odpovědný orgán provádí finanční a operační kontroly na místě.

Kontroly na místě se provádějí na základě dokumentace a záznamů, které vedou příjemci projektů.

Neohlášené kontroly na místě mohou být prováděny v souladu s vnitrostátními právními předpisy v případech, kdy by míra jistoty mohla být narušena, pokud bylo poskytnuto předběžné upozornění.

Článek 3

Finanční kontroly na místě

1.   Finanční kontroly na místě jsou zacíleny na poskytnutí dostatečné míry jistoty, pokud jde o legalitu a správnost transakcí a smluv, na nichž se zakládají finanční prohlášení.

2.   Odpovědný orgán ověří, zda:

a)	výdaje týkající se finančních prohlášení odpovídají účetním záznamům a dokladům, které mají v držení příjemci projektu;

b)	výdaje týkající se finančních prohlášení splňují požadavky na způsobilost stanovené v grantové dohodě v souladu s platnými unijními a vnitrostátními předpisy;

c)	zdroje financování splňují podmínky uvedené v čl. 16 odst. 2 nařízení (EU) č. 514/2014.

3.   Aniž je dotčen čl. 4 odst. 2 tohoto nařízení, finanční kontroly na místě musí zahrnovat alespoň 10 % kumulovaného příspěvku Unie na projekty prohlášené za dokončené v roční účetní závěrce uvedené v článku 39 nařízení (EU) č. 514/2014.

Článek 4

Podmínky pro snížení nebo zvýšení finančních kontrol na místě

1.   Odpovědný orgán zjistí míru chybovosti v příspěvku Unie kontrolovaném v roční účetní závěrce uvedené v článku 39 nařízení (EU) č. 514/2014 za rozpočtový rok N.

2.   Odpovědný orgán může omezit rozsah finančních kontrol na místě v následujícím rozpočtovém roce N + 1, pokud jsou splněny následující dvě podmínky:

a)	míra chybovosti je nižší než 2 % příspěvku Unie kontrolovaného v roční účetní závěrce za rozpočtový rok N,

b)	finanční kontroly na místě provedené od zahájení národního programu pokrývají nejméně 10 % kumulovaného příspěvku Unie na všechny projekty prohlášené za dokončené v roční účetní závěrce od zahájení programu.

3.   V případech, kdy je míra chybovosti vyšší než nebo rovna 2 % příspěvku Unie kontrolovaného v roční účetní závěrce za rozpočtový rok N, odpovědný orgán analyzuje závažnost této míry chybovosti, aby zjistil rozsah a dopad chyb a stanovil, zda je míra chybovosti reprezentativní pro celý soubor vykázaných plateb. Odpovědný orgán přijme nezbytná preventivní a nápravná opatření včetně dodatečných kontrol a uvede výsledky analýzy v každoročním souhrnu podle čl. 59 odst. 5 prvního pododstavce písm. b) nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (3).

Finanční kontroly na místě pro následující rozpočtový rok (N + 1) musí pokrývat procentní podíl kumulovaného příspěvku Unie na projekty prohlášené za dokončené v roční účetní závěrce za rozpočtový rok N + 1, který je vyšší než odpovídající procentní podíl za rozpočtový rok N. Tento vyšší procentní podíl nesmí být nižší než 10 %. Mimo to, až do rozpočtového roku N + 1 musí finanční kontroly na místě provedené od zahájení národního programu pokrývat nejméně 10 % kumulovaného příspěvku Unie na všechny projekty prohlášené za dokončené v roční účetní závěrce od zahájení programu.

Pokud míra chybovosti vyplývající ze zvýšených kontrol provedených v roce N + 1 klesne pod 2 %, musí odpovědný orgán v následujícím rozpočtovém roce (N + 2) provést finanční kontroly na místě týkající se minimálně 10 % kumulovaného příspěvku Unie na projekty prohlášené za dokončené v roční účetní závěrce za rozpočtový rok N + 2.

Článek 5

Operační kontroly na místě

1.   Při provádění operačních kontrol na místě ověří odpovědný orgán, že dotčený projekt je realizován v souladu s grantovou dohodou. Zejména zkontroluje, že ukazatele, které vykázali příjemci, jsou spolehlivé a že projekt probíhá bez zbytečných odkladů.

2.   Operační kontroly na místě provedené v rozpočtovém roce N pokrývají nejméně 20 % počtu projektů realizovaných v průběhu tohoto rozpočtového roku, jak byly vykázány v příslušné roční účetní závěrce uvedené v článku 39 nařízení (EU) č. 514/2014.

Článek 6

Metoda výběru vzorků pro kontroly na místě

Odpovědný orgán provádí kontroly na místě na vzorku projektů, které představují vhodnou kombinaci typů a velikostí projektů, transakcí, příjemců a způsobů realizace. Vzorek musí zohlednit jakékoli rizikové faktory a také aspekty hospodárnosti kontrol.

Článek 7

Kontrolní zprávy

1.   Odpovědný orgán vypracuje zprávu o každé administrativní kontrole a kontrole na místě, přičemž se zejména uvedou:

a)	kompletní údaje o projektu a příslušné grantové dohodě;

b)	jméno a podpis kontrolora;

c)	název příjemce;

d)	druh kontrol (administrativní, finanční nebo operační kontroly na místě nebo jejich kombinace);

e)	v případě potřeby působnost kontroly;

f)	výdaje v působnosti kontroly a skutečně ověřené výdaje (vzorek);

g)	výše výdajů považovaných za nezpůsobilé;

h)	popis hlavních zjištění, nedostatků, chyb a nesrovnalostí, dodatečných kontrol a provedených analýz, doporučení a navržená nápravná opatření a reakce příjemce.

2.   Kontrolní zpráva může být předložena ve formě kontrolního seznamu.

Článek 8

Zvláštní podmínky

Pokud odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán, jak je uvedeno v článku 8 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1042/2014, administrativní kontroly a kontroly na místě uvedené v článcích 1 a 2 tohoto nařízení provádí subjekt nebo osoba funkčně nezávislá na subjektech nebo osobách, které projekty řídí.

Článek 9

Uchovávání dokladů

1.   Odpovědný orgán zajistí, aby všechny záznamy, dokumenty a metadata týkající se vykazovaných výdajů, účelově vázaných příjmů, auditů a provedených kontrol byly k dispozici Komisi (včetně úřadu OLAF) a Evropskému účetnímu dvoru po dobu nejméně čtyř let po skončení rozpočtového roku, ve kterém byla vykázána konečná platba.

Za tímto účelem stanoví odpovědný orgán pravidla pro příjemce týkající se uchovávání záznamů, dokladů a metadat.

2.   V případě nesrovnalostí zjištěných odpovědným orgánem jsou doklady uvedené v odstavci 1 uchovávány tak, aby je Komise měla k dispozici po dobu nejméně tří let následujících po roce, v němž došlo k úplnému zpětnému získání dotyčných částek od příjemce a jejich připsání na účet národního programu.

3.   Pokud je zahájen postup schvalování souladu podle článku 47 nařízení (EU) č. 514/2014, jsou doklady uvedené v odstavci 1 tohoto článku uchovávány tak, aby je Komise měla k dispozici po dobu nejméně jednoho roku následujícího po roce, v němž je tento postup ukončen.

4.   Pokud je rozhodnutí o souladu předmětem soudního řízení u Soudního dvora Evropské unie, jsou doklady uchovávány tak, aby je Komise měla k dispozici po dobu nejméně jednoho roku následujícího po roce, v němž bylo toto řízení ukončeno.

5.   Doklady uvedené v odstavcích 1, 2, 3 a 4 jsou uchovávány tak, aby je Komise měla k dispozici v tištěné nebo elektronické podobě.

Členský stát se může rozhodnout uchovávat doklady výhradně v elektronické podobě, pouze pokud jeho vnitrostátní právní předpisy povolují používání elektronických dokumentů jako důkazu účtovaných transakcí ve vnitrostátních soudních řízeních.

6.   Členské státy mohou předepsat delší dobu uchovávání dokladů.

Článek 10

Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.

---

(1)  Úř. věst. L 150, 20.5.2014, s. 112.

(2)  Nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1042/2014 ze dne 25. července 2014, kterým se doplňuje nařízení (EU) č. 514/2014, pokud jde o určení odpovědných orgánů a jejich řídicí a kontrolní povinnosti a o postavení a povinnosti auditních orgánů (Úř. věst. L 289, 3.10.2014, s. 3).

(3)  Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (Úř. věst. L 298, 26.10.2012, s. 1).

---