2004/563/ES2004/563/ES, Euratom: Rozhodnutí Komise ze dne 7. července 2004, kterým se mění jednací řád Komise

PŘÍLOHA

Ustanovení Komise o elektronických a digitálních dokumentech

Vzhledem k těmto důvodům:

(1)

Komise používá všeobecně rozšířené nové informační a komunikační technologie ke své vlastní potřebě a v rámci vnějších výměn dokumentů, zejména se správními orgány Společenství, včetně institucí pověřených prováděním některých politik Společenství, a dále s vnitrostátními správními orgány, v důsledku čehož dokumentární prostor Komise obsahuje stále více elektronických a digitálních dokumentů.

(2)

S odkazem na Bílou knihu o reformě Komise (1), jejíž opatření 7, 8 a 9 mají za cíl zajistit přechod na „e-Komisi“, a na sdělení „Směrem ke Komisi on-line: Strategie zavedení v období 2001–2005 (Opatření 7, 8 a 9 Bílé knihy o reformě)“ (2), Komise posílila v rámci svého vnitřního fungování a vztahů mezi jednotlivými útvary rozvoj informačních systémů, které zajistí vedení dokumentů a postupů elektronickou cestou.

(3)

Rozhodnutím 2002/47/ES, ESUO, Euratom (3) Komise přidala do přílohy svého jednacího řádu opatření o vedení dokumentace, aby tak kdykoli měla přehled o svých závazcích. Ve svém sdělení o zjednodušení a modernizaci správy dokumentů (4) si Komise vytyčila za střednědobý cíl zavést elektronickou archivaci dokumentů spočívající na společných pravidlech a postupech použitelných pro všechny útvary.

(4)

Komise musí vést dokumenty v souladu s náležitými bezpečnostními pravidly, zejména s pravidly týkajícími se třídění dokumentů podle rozhodnutí (2001/844/ES, ESUO, Euratom) (5), ochrany informačního systému podle rozhodnutí K(95)1510, a ochrany osobních údajů podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (6). Proto musí být dokumentární prostor Komise vytvořen tak, aby informační systémy, sítě a prostředky přenosu dat, které ho budou zásobovat, byly zajištěny příslušnými ochrannými opatřeními.

(5)	Je třeba přijmout opatření nejen o podmínkách platnosti elektronických a digitálních dokumentů vůči Komisi, pokud nejsou jinak stanoveny, ale také o podmínkách archivace, která musí zajistit integritu a čitelnost těchto dokumentů a připojených metadat po celou dobu jejich požadované archivace,

PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:

Článek 1

Předmět

Tato ustanovení stanovují podmínky platnosti elektronických a digitálních dokumentů vůči Komisi. Mají zároveň zajistit autentičnost, integritu a čitelnost těchto dokumentů a připojených metadat v čase.

Článek 2

Oblast použití

Tato ustanovení se použijí na elektronické a digitální dokumenty, které byly vypracovány, obdrženy nebo uchovávány Komisí.

Mohou se po dohodě použít i na elektronické a digitální dokumenty, které uchovávají i jiné subjekty pověřené prováděním určitých politik Společenství, nebo na dokumenty vyměněné v rámci telematické sítě mezi správními orgány členských států, jejíž je Komise součástí.

Článek 3

Definice

Pro potřeby těchto ustanovení se rozumí:

1)   dokumentem: dokument tak, jak je definován v čl. 3 písm. a) nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 (7) a v článku 1 ustanovení o vedení dokumentů v příloze jednacího řádu Komise, dále jen „ustanovení o vedení dokumentů“;

2)   elektronický dokument: soubor dat zaznamenaný nebo uchovávaný na všech typech informačního systému nebo podobného zařízení, která mohou být čtena nebo vnímána osobou nebo takovým systémem a zařízením, nebo jakékoli zobrazení a výstup těchto dat, ať už vytištěné či jiné;

3)   digitalizace dokumentu: proces, který spočívá v převedení dokumentu na papíře nebo na jiném tradičním podkladu do elektronické podoby. Digitální provedení se týká všech typů dokumentu a může být provedeno z různých podkladů jako papír, kopie, mikroformy (mikrofiš, mikrofilm), fotografie, video nebo audiokazety a filmy;

4)   spotřební cyklus dokumentu: soubor všech etap nebo období spotřebního cyklu dokumentu, od jeho přijetí nebo formálního vypracování ve smyslu článku 4 ustanovení o vedení dokumentů, až po jejich převod do historických archivů Komise a jejich zpřístupnění veřejnosti, nebo až po jejich zničení podle článku 7 uvedených ustanovení;

5)   dokumentární prostor Komise: skutečnost, soubor všech dokumentů, složek a metadat, které byly vypracovány, obdrženy, zaregistrovány, tříděny a archivovány Komisí;

6)   integrita: skutečnost, že informace obsažené v dokumentu a připojená metadata jsou úplná (všechna data jsou přítomna) a správná (všechna data jsou nezměněna);

7)   čitelnost v čase: skutečnost, že informace obsažené dokumentech a připojená metadata zůstávají snadno čitelná jakoukoli osobou, která k nim musí nebo může mít přístup, během celého spotřebního cyklu uvedených dokumentů, od jejich formálního vypracování nebo jejich příjmu, až po jejich přenos do historických archivů Komise a jejich zpřístupnění veřejnosti nebo jejich zničení, které se řídí podle jejich požadované doby archivace;

8)   metadata: data, která popisují kontext, obsah a strukturu dokumentů a jejich vedení v čase tak, jak to stanovují prováděcí pravidla k ustanovením o vedení dokumentů, a která budou doplněna prováděcími pravidly k těmto ustanovením;

9)   elektronický podpis: elektronický podpis podle čl. 2 bodu 1) směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (8);

10)   pokročilý elektronický podpis: elektronický podpis podle čl. 2 bodu 2) směrnice 1999/93/ES.

Článek 4

Platnost elektronických dokumentů

1.   V případě, že použitelný vnitrostátní předpis nebo předpis Společenství vyžaduje, aby originál dokumentu byl podepsán, elektronický dokument, který vydala nebo obdržela Komise, splňuje tento požadavek v případě, že obsahuje pokročilý elektronický podpis podložený osvědčením, které bylo ověřeno a vytvořeno bezpečnostním zařízením na vytvoření podpisu, nebo obsahuje elektronický podpis, který poskytuje stejnou záruku z pohledu požadované funkčnosti podpisu.

2.   V případě, že použitelný vnitrostátní předpis nebo předpis Společenství vyžaduje, aby byl dokument vypracován písemně, aniž by byl originál podepsán, elektronický dokument vystavený nebo přijatý Komisí splňuje tento požadavek v případě, že osoba, od níž dokument pochází, je náležitě identifikována a že je dokument vystaven v takových podmínkách, které zaručují integritu jeho obsahu a připojených metadat a je archivován za podmínek stanovených v článku 7.

3.   Opatření tohoto článku se použijí ode dne stanovení prováděcích pravidel uvedených v článku 9.

Článek 5

Platnost elektronických postupů

1.   V případě, že postupy Komise vyžadují podpis zmocněné osoby nebo souhlas osoby k jedné nebo více jejich etapám, tento postup může být veden informačním systémem za podmínky, že každá osoba je identifikována jistým a jednoznačným způsobem a že daný systém poskytuje záruku nezaměnitelnosti jejího obsahu a jednotlivých etap postupu.

2.   V případě, že se postup týká Komise a jiných subjektů a vyžaduje podpis zmocněné osoby nebo souhlas osoby k jedné nebo více etap daného postupu, tento postup může být veden informačním systémem, jehož technické podmínky a záruky jsou stanoveny úmluvou.

Článek 6

Přenos elektronickou cestou

1.   Přenos dokumentů Komise k vnitřnímu či vnějšímu adresátovi může být proveden komunikačním prostředkem, který nejlépe odpovídá jeho povaze.

2.   Přenos dokumentů může být ke Komisi prováděn jakýmkoli komunikačním prostředkem včetně elektronické cesty – faxem, elektronickou poštou, elektronickým formulářem, internetovou stránkou.

3.   Odstavce 1 a 2 se použijí pouze v případě, kdy použitelné vnitrostátní předpisy nebo předpisy Společenství vyžadují zvláštní prostředky přenosu nebo zvláštní formality spojené s přenosem dat, nebo tak vyžaduje úmluva či dohoda mezi stranami.

Článek 7

Archivace

1.   Archivace elektronických a digitálních dokumentů Komisí musí být zajištěna po celou požadovanou dobu a za těchto podmínek:

a)	dokument je archivován ve formě, v níž byl vypracován, poslán, obdržen, nebo ve formě, která zajišťuje integritu nejen jeho obsahu, ale i připojených metadat;

b)	obsah dokumentu a připojených metadat je čitelný po celou dobu jejich archivace pro kohokoli, kdo má oprávnění přístupu k nim;

c)	pokud se jedná o dokument poslaný nebo obdržený elektronickou cestou, pak informace, na jejichž základě je možno stanovit jeho původ a jeho určení, dále datum a hodinu poslání nebo přijetí, tvoří minimální součást metadat, která je třeba archivovat;

d)	pokud se jedná o elektronické postupy vedené informačním systémem, informace týkající se formálních etap postupu musejí být archivovány za takových podmínek, aby bylo možno identifikovat tyto etapy, stejně jako jejich autory a účastníky.

2.   Podle odstavce 1 Komise zavede systém elektronického ukládání, který kryje celý spotřební cyklus elektronického nebo digitálního dokumentu.

Technické podmínky systému elektronického ukládání jsou stanoveny prováděcími pravidly uvedenými v článku 9.

Článek 8

Bezpečnost

Komise vede elektronické a digitální dokumenty v souladu s uloženými bezpečnostními pravidly. Za tímto účelem jsou informační systémy, sítě a prostředky přenosu dat, které zásobují dokumentární prostor Komise, chráněny bezpečnostními opatřeními příslušnými pro klasifikaci dokumentů, ochranu informačních systémů a ochranu osobních údajů.

Článek 9

Prováděcí pravidla

Prováděcí pravidla k těmto ustanovením jsou vypracována ve spolupráci s generálními ředitelstvími a k nim náležejícími útvary a jsou po dohodě s generálním ředitelem pro informatiku na úrovni Komise stanovena generálním tajemníkem Komise.

Jsou pravidelně aktualizována v závislosti na vývoji informační a komunikační technologie a na nových závazcích, které mohou být Komisi uloženy.

Článek 10

Zavedení do jednotlivých útvarů

Každý generální ředitel nebo vedoucí útvaru zavede nezbytná opatření k tomu, aby dokumenty, postupy a elektronické systémy, za něž nese zodpovědnost, vyhovovaly těmto ustanovením a prováděcím pravidlům k nim.

Článek 11

Provádění ustanovení

Generální sekretariát Komise dohlíží nad prováděním těchto ustanovení ve spolupráci s generálními ředitelstvími a k nim náležejícím útvarům, zejména pak ve spolupráci s generálním ředitelstvím pro informatiku Komise.

---

(1)  K(2000) 200.

(2)  SEK(2001) 924.

(3)  Úř. věst. L 21, 24.1.2002, s. 23.

(4)  K(2002) 99 v konečném znění.

(5)  Úř. věst. L 317, 3.12.2001, s. 1.

(6)  Úř. věst. L 8, 12.1. 2001, s. 1.

(7)  Úř. věst. L 145, 31.5.2001, s. 43.

(8)  Úř. věst. L 13, 19.1.2000, s. 12.