200/529/ES200/529/ES: Rozhodnutí Evropské agentury pro životní prostředí ze dne 20. března 2000, kterým se stanoví kodex řádné správní praxe agentury

Rozhodnutí Evropské agentury pro životní prostředí

ze dne 20. března 2000,

kterým se stanoví kodex řádné správní praxe agentury

(2000/529/ES)

EVROPSKÁ AGENTURA PRO ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ,

s ohledem na ustanovení Amsterodamské smlouvy o otevřenosti, a zejména na článek 1 Smlouvy o Evropské unii a článek 21 Smlouvy o ES,

s ohledem na podnět Roye Perryho, zpravodaje petičního výboru, o jednáních tohoto výboru v parlamentním roce 1996-1997 [1], který požaduje kodex řádné správní praxe,

s ohledem na usnesení Evropského parlamentu ze dne 16. července 1998 k výroční zprávě o činnosti evropského veřejného ochránce práv v roce 1997 (C4–0270/98) [2],

s ohledem na šetření evropského veřejného ochránce práv, které provedl z vlastního podnětu, aby zjistil, zda v jednotlivých orgánech a institucích Společenství existuje kodex řádné správní praxe a zda je přístupný veřejnosti,

s ohledem na usnesení Evropského parlamentu ze dne 15. dubna 1999 o výroční zprávě o činnosti evropského veřejného ochránce práv v roce 1998 (C4–0138/99),

s ohledem na stávající kodex o přístupu veřejnosti k dokumentům Komise obsažený v rozhodnutí 94/90/ESUO, ES, Euratom [3],

vzhledem k tomu, že Amsterodamská smlouva výslovně zavedla do Smlouvy o Evropské unii zásadu otevřenosti, přičemž uvádí, že uvedená smlouva představuje novou etapu v procesu vytváření stále užšího svazku, v němž jsou rozhodnutí přijímána co nejotevřeněji a co nejblíže občanovi;

vzhledem k tomu, že Evropská komise má zároveň v úmyslu reformovat správní postupy Společenství, aby plně uplatnila tuto zásadu;

vzhledem k tomu, že by měl být přijat kodex obsahující zásady řádné správní praxe úředníků ve styku s veřejností, aby se správa přiblížila občanům a zkvalitnila se;

vzhledem k tomu, že tento kodex je užitečný pro úředníky, neboť je bude podrobně informovat o pravidlech, která musí dodržovat ve styku s veřejností, i pro občany, neboť je informuje o pravidlech chování, která mohou očekávat při styku s úřady Společenství;

vzhledem k tomu, že kodex může být účinný, pouze pokud půjde o dokument veřejně přístupný občanům, tedy zveřejněný v podobě, jakou má výše zmíněné rozhodnutí o přístupu veřejnosti k dokumentům Komise;

vzhledem k tomu, že parlament v usneseních C4–0270/98 a C4–0138/99 uvítal podnět týkající se kodexu řádné správní praxe pro evropské orgány a instituce a zdůraznil naléhavou potřebu co nejrychleji kodex vypracovat;

vzhledem k tomu, že Parlament rovněž zdůraznil, že je důležité, aby byl kodex pokud možno totožný pro všechny evropské orgány a instituce, aby byl přístupný všem evropským občanům a aby byl zveřejněn v Úředním věstníku;

vzhledem k tomu, že právním základem kodexu chování je nařízení Rady (EHS) č. 1210/90 o zřízení Evropské agentury pro životní prostředí a Evropské informační a pozorovací sítě, ve znění nařízení Rady (ES) č. 933/1999 ze dne 29. dubna 1999, zejména článek 17: "Zaměstnanci agentury podléhají nařízením a předpisům použitelným pro úředníky a ostatní zaměstnance Evropských společenství", dále "Pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropských společenství" a rozhodnutí Správní rady Evropské agentury pro životní prostředí (EAŽP) ze dne 21. března 1997 o přístupu veřejnosti k dokumentům agentury [4];

vzhledem k tomu, že je tedy žádoucí zavést kodex upravující zásady řádné správní praxe, jež by měli zaměstnanci agentury dodržovat ve svých vztazích s veřejností, a tento kodex zpřístupnit veřejnosti,

ROZHODLA TAKTO:

Článek 1

Obecná ustanovení

Zaměstnanci Evropské agentury pro životní prostředí dodržují ve styku s veřejností zásady uvedené v tomto rozhodnutí, které tvoří kodex řádné správní praxe (dále jen "kodex").

Článek 2

Osobní oblast působnosti

1. Kodex se vztahuje na všechny úředníky a ostatní zaměstnance, na které se vztahuje služební řád úředníků a pracovní řád ostatních zaměstnanců, v jejich vztazích s veřejností. "Úředníkem" se dále rozumějí úředníci a ostatní zaměstnanci.

2. Evropská agentura pro životní prostředí přijme veškerá nezbytná opatření, aby se ustanovení kodexu vztahovala rovněž na ostatní osoby, které pro ni pracují, jako jsou osoby pracující na základě soukromoprávních smluv, odborníci vyslaní veřejnou správou členských států a stážisti.

3. Veřejností se rozumí fyzické nebo právnické osoby bez ohledu na to, zda mají bydliště nebo sídlo v členském státě.

Článek 3

Věcná oblast působnosti

1. Kodex obsahuje obecné zásady řádné správní praxe, které se vztahují na všechny vztahy úředníků Evropské agentury pro životní prostředí s veřejností, pokud nejsou upraveny zvláštními předpisy.

2. Zásady stanovené kodexem se nevztahují na vztahy mezi Evropskou agenturou pro životní prostředí a jejími úředníky. Tyto vztahy upravuje služební řád.

Článek 4

Legitimita

Úředník jedná v souladu s právem a uplatňuje předpisy a postupy uvedené v právních předpisech Společenství. Úředník zejména dbá, aby rozhodnutí, která se týkají práv nebo zájmů osob, měla právní základ a aby jejich obsah byl v souladu s právem.

Článek 5

Nediskriminace

1. Při vyřizování žádostí veřejnosti a při přijímání rozhodnutí úředník dbá, aby byla dodržována zásada rovného zacházení. S jednotlivci, kteří se nacházejí ve stejné situaci, jedná stejným způsobem.

2. Je-li jednání nerovné, dbá úředník, aby byl tento rozdíl odůvodněn relevantními objektivními okolnostmi projednávaného případu.

3. Úředník se zejména zdrží jakékoli neodůvodněné diskriminace jednotlivců na základě státní příslušnosti, pohlaví, rasového nebo etnického původu, náboženství nebo víry, postižení, věku nebo sexuální orientace.

Článek 6

Úměrnost

1. Při přijímání rozhodnutí dbá úředník, aby přijímaná opatření byla úměrná sledovanému cíli. Zejména se vyhne omezování práv občanů nebo ukládání zatížení, jsou-li tato omezení nebo zatížení neúměrná cíli prováděných opatření.

2. Při přijímání rozhodnutí dbá úředník na udržování přiměřené rovnováhy mezi zájmy soukromých osob a obecným veřejným zájmem.

Článek 7

Nezneužívání pravomocí

Pravomoci jsou vykonávány pouze za účelem, pro který je udělují příslušné předpisy. Úředník se zejména vyhne využívání těchto pravomocí k účelům, které nemají právní základ nebo které nemohou být zdůvodněny veřejným zájmem.

Článek 8

Nestrannost a nezávislost

1. Úředník je nestranný a nezávislý. Zdrží se jakéhokoli svévolného jednání, které by poškozovalo jednotlivce, jakož i poskytování zvláštních výhod z jakéhokoli důvodu.

2. Úředník se vyhýbá veškerým vnějším vlivům včetně politických a neřídí se osobními zájmy.

3. Úředník se zdrží účasti na přijímání rozhodnutí ve věci týkající se jeho vlastních zájmů nebo zájmů jeho rodiny, příbuzných, přátel či známých.

Článek 9

Objektivita

Při přijímání rozhodnutí přihlíží úředník k relevantním faktorům a přikládá jim náležitou váhu, přičemž vyloučí veškeré irelevantní okolnosti.

Článek 10

Oprávněná očekávání a důslednost

1. Úředník je při správní činnosti a při správní činnosti Evropské agentury pro životní prostředí důsledný. Dodržuje obvyklou správní praxi orgánu, ledaže je oprávněn se v určitém případě od této praxe odchýlit.

2. Úředník dbá na oprávněná a rozumná očekávání jednotlivců s ohledem na jednání Evropské agentury pro životní prostředí v minulosti.

Článek 11

Spravedlnost

Úředník jedná spravedlivě a rozumně.

Článek 12

Zdvořilost

1. Úředník je ve vztahu s veřejností svědomitý, korektní, zdvořilý a přístupný. Při vyřizování písemností, telefonních hovorů a elektronické pošty se úředník snaží být co nejvíce prospěšný a odpovídá na otázky, na něž je tázán.

2. Není-li příslušný pro danou věc, odkáže občana na příslušného úředníka.

3. Dojde-li k omylu, který poškodí práva nebo zájmy jednotlivce, úředník se omluví.

Článek 13

Odpovědi na dopisy v jazyce občana

Úředník dbá, aby každý občan Unie nebo jednotlivec, který napíše Evropské agentuře pro životní prostředí v jednom z jazyků Smlouvy, obdržel odpověď ve stejném jazyce.

Článek 14

Potvrzení o přijetí a označení příslušného úředníka

1. Ke každému dopisu nebo stížnosti zaslané orgánu je ve lhůtě dvou týdnů vystaveno potvrzení o přijetí, ledaže může být v této lhůtě zaslána plnohodnotná odpověď.

2. Odpověď nebo potvrzení o přijetí uvádí jméno a telefonní číslo úředníka, který věc vyřizuje, a označení jeho útvaru.

3. Potvrzení o přijetí ani odpověď se nemusí zasílat, pokud mají dopisy nebo stížnosti s ohledem na jejich nadměrný počet, opakování nebo nesmyslnost povahu zneužití.

Článek 15

Povinnost předání příslušnému útvaru orgánu

1. Jsou-li dopis nebo stížnost určeny Evropské agentuře pro životní prostředí adresovány nebo předány programu nebo jednotce, které nejsou příslušné pro jejich vyřízení, zajistí tyto útvary neprodlené předání spisu příslušnému útvaru Evropské agentury pro životní prostředí.

2. Útvar, který dopis nebo stížnost původně obdržel, uvědomí původce o tomto předání a oznámí jméno a telefonní číslo úředníka, jemuž byl spis předán.

3. Obdrží-li Evropská agentura pro životní prostředí dopis nebo stížnost, pro jehož vyřízení není příslušná, zajistí její útvary, aby byl spis neprodleně předán příslušné evropské instituci, a sdělí odesílateli, že spis byl předán.

Článek 16

Právo být slyšen a podávat připomínky

1. V případech, kdy jsou dotčena práva nebo zájmy občanů, dbá úředník, aby byla na každém stupni rozhodování dodržována práva na obranu.

2. V případech, kdy musí být přijato rozhodnutí týkající se práv nebo zájmů jednotlivce, má každý jednotlivec před přijetím rozhodnutí právo podat písemné připomínky, a je-li to nezbytné, vyjádřit připomínky ústní.

Článek 17

Přiměřená lhůta pro přijetí rozhodnutí

1. Úředník dbá, aby bylo každé rozhodnutí o žádosti nebo stížnosti podané orgánu přijato v přiměřené lhůtě bezodkladně, nikoli však později než dva měsíce ode dne přijetí. Stejné pravidlo se použije pro odpovědi na dopisy jednotlivců.

2. Pokud Evropská agentura pro životní prostředí nemůže z důvodu složitosti předložených otázek rozhodnout ve výše uvedené lhůtě, uvědomí úředník původce o této skutečnosti co nejdříve. V tomto případě musí být konečné rozhodnutí oznámeno původci v co nejkratší možné lhůtě.

Článek 18

Povinnost odůvodnit rozhodnutí

1. Každé rozhodnutí Evropské agentury pro životní prostředí, které se může dotknout práv nebo zájmů soukromé osoby, uvádí důvody, na nichž se zakládá, a to jak rozhodné skutečnosti, tak právní základ rozhodnutí.

2. Úředník se vyhne přijímání rozhodnutí, která jsou založena na stručných nebo nepřesných důvodech nebo která neobsahují individuální odůvodnění.

3. Není-li možné z důvodu velkého počtu osob dotčených obdobnými rozhodnutími sdělit jejich podrobné odůvodnění a jsou-li tudíž podány standardní odpovědi, zaručí úředník, že následně podá individuální odůvodněnou odpověď občanovi, který o ni výslovně požádá.

Článek 19

Uvedení možnosti podat opravné prostředky

1. Rozhodnutí Evropské agentury pro životní prostředí, které se může dotknout práv nebo zájmů soukromé osoby, obsahuje informaci o možnosti podat opravné prostředky, jimiž lze toto rozhodnutí napadnout. Uvádí zejména povahu opravných prostředků, orgány, u nichž mohou být podány, a lhůty pro jejich podání.

2. V rozhodnutích se zejména poukáže na možnost podat opravné prostředky soudní cestou a na možnost podat stížnost veřejnému ochránci práv za podmínek uvedených v článcích 230 a 195 Smlouvy o založení Evropského společenství.

Článek 20

Oznámení rozhodnutí

1. Úředník zajistí, aby byla rozhodnutí, která se dotýkají práv nebo zájmů občanů, písemně oznámena dotčené osobě nebo dotčeným osobám, jakmile je rozhodnutí přijato.

2. Úředník oznámí rozhodnutí jiným osobám až poté, co vyrozumí dotčenou osobu nebo dotčené osoby.

Článek 21

Ochrana údajů

1. Úředník, který zpracovává osobní údaje o občanovi, dodržuje zásady uvedené ve směrnici 95/46/ES o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů.

2. Úředník se zejména vyhne zpracování osobních údajů k nelegitimním účelům a jejich předávání třetím neoprávněným osobám.

Článek 22

Žádosti o informace

1. Je-li úředník příslušný pro danou věc, poskytuje jednotlivcům, kteří o to požádají, informace. Úředník dbá, aby poskytnuté informace byly jasné a srozumitelné.

2. Je-li ústní žádost o informace příliš složitá nebo příliš obsáhlá, aby ji bylo možné vyřídit, požádá úředník dotčenou osobu, aby svou žádost podala písemně.

3. Nemůže-li úředník poskytnout informace pro jejich důvěrnou povahu, sdělí dotčené osobě v souladu s článkem 18 tohoto kodexu důvody, pro něž nemůže informace sdělit.

4. Na žádost o informace týkající se věci, pro niž není úředník příslušný, odkáže na příslušnou osobu a uvede její jméno a telefonní číslo. Na žádost o informace týkající se jiného orgánu nebo jiné instituce Společenství odkáže úředník na tento orgán nebo instituci.

5. Podle předmětu žádosti odkáže úředník žadatele o informaci na útvar orgánu, který je příslušný pro poskytování informací veřejnosti.

Článek 23

Žádosti o přístup veřejnosti k dokumentům

1. Na žádost o přístup k dokumentům Evropské agentury pro životní prostředí povolí úředník přístup k těmto dokumentům v souladu s rozhodnutím Správní rady Evropské agentury pro životní prostředí ze dne 21. března 1997 o přístupu veřejnosti k dokumentům EAŽP [5].

2. Nemůže-li úředník vyhovět ústní žádosti o přístup k dokumentům, požádá občana, aby svou žádost podal písemně.

Článek 24

Vedení přiměřených záznamů

Oddělení Evropské agentury pro životní prostředí vedou přiměřené záznamy o příchozí a odeslané poště, o obdržených dokumentech a přijatých opatřeních.

Článek 25

Přístup veřejnosti ke kodexu

1. Evropská agentura pro životní prostředí přijme opatření nezbytná, aby tento kodex vešel ve známost u co možná nejširší veřejnosti. Zajistí zejména rozšíření brožury nazvané "Kodex řádné správné praxe Evropské agentury pro životní prostředí", která tento kodex představí a v příloze bude obsahovat jeho úplné znění.

2. Evropská agentura pro životní prostředí poskytne znění tohoto kodexu každému občanovi, který o něj požádá.

Článek 26

Právo na podání stížnosti evropskému veřejnému ochránci práv

Kdykoli úředník nedodrží zásady tohoto kodexu, může být podána stížnost evropskému veřejnému ochránci práv v souladu s článkem 195 Smlouvy o založení Evropského společenství a se statutem evropského veřejného ochránce práv [6].

Článek 27

Přezkum

Toto rozhodnutí bude po dvou letech přezkoumáno. Při přípravě přezkumu předloží výkonný ředitel v roce 2002 evropskému veřejnému ochránci práv zprávu o provádění tohoto rozhodnutí v období 2000-2002.

Článek 28

Vstup v platnost

Toto rozhodnutí přijal Řídící výbor Evropské agentury pro životní prostředí dne 20. března 2000 a vstupuje v platnost po zveřejnění v Úředním věstníku Evropských společenství dnem 20. června 2000.

V Kodani dne 20. března 2000.

Za Řídící výbor EAŽP

Kees Zoeteman

předseda

Za Evropskou agenturu pro životní prostředí

Domingo Jiménez-Beltrán

výkonný ředitel

[1] A4–0190/97.

[2] Úř. věst. C 292, 21.9.1998, s. 168.

[3] Úř. věst. L 46, 18.2.1994, s. 58.

[4] Úř. věst. C 282, 18.9.1997, s. 5.

[5] Viz čtvrtou poznámku pod čarou.

[6] Rozhodnutí Evropského parlamentu 94/262/ESUO, ES, Euratom ze dne 9. března 1994 o pravidlech a všeobecných podmínkách pro výkon funkce evropského ombudsmana (Úř. věst. L 113, 4.5.1994, s. 15).

--------------------------------------------------