(ES) č. 2222/2000Nařízení Komise (ES) č. 2222/2000 ze dne 7. června 2000, kterým se stanoví finanční prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 1268/1999 o podpoře Společenství pro předvstupní opatření v oblasti zemědělství a rozvoje venkova v kandidátských zemích střední a východní Evropy v předvstupním období

Tento dokument je třeba brát jako dokumentační nástroj a instituce nenesou jakoukoli odpovědnost za jeho obsah

►B

NAŘÍZENÍ KOMISE (ES) č. 2222/2000 ze dne 7. června 2000, kterým se stanoví finanční prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 1268/1999 o podpoře Společenství pro předvstupní opatření v oblasti zemědělství a rozvoje venkova v kandidátských zemích střední a východní Evropy v předvstupním období (Úř. věst. L 253, 7.10.2000, p.5)

Ve znění:

		Úřední věstník
		No	page	date
►M1	NAŘÍZENÍ KOMISE (ES) č. 2252/2001 ze dne 20. listopadu 2001,	L 304	8	21.11.2001
►M2	NAŘÍZENÍ KOMISE (ES) č. 188/2003 ze dne 31. ledna 2003,	L 27	14	1.2.2003
►M3	NAŘÍZENÍ KOMISE (ES) č. 1052/2006 ze dne 11. července 2006,	L 189	3	12.7.2006

---

▼B

NAŘÍZENÍ KOMISE (ES) č. 2222/2000

ze dne 7. června 2000,

kterým se stanoví finanční prováděcí pravidla k nařízení Rady (ES) č. 1268/1999 o podpoře Společenství pro předvstupní opatření v oblasti zemědělství a rozvoje venkova v kandidátských zemích střední a východní Evropy v předvstupním období

KAPITOLA 1

OBECNÁ USTANOVENÍ

Článek 1

Oblast působnosti tohoto nařízení

1.  Toto nařízení stanoví podmínky, na základě kterých je správa podpory stanovená nařízením (ES) č. 1268/1999 svěřena agenturám v deseti kandidátských zemích uvedených v čl. 1 odst. 1 uvedeného nařízení v souladu s čl. 12 odst. 2 nařízení (ES) č. 1266/1999.

2.  Komise má v úmyslu požádat kandidátské země, aby tyto podmínky uznaly, tím, že je zahrne do finančních dohod uzavíraných s jednotlivými zeměmi.

Článek 2

Definice

Pro účely tohoto nařízení se rozumí:

▼M1

▼B

▼M2

▼B

KAPITOLA 2

SVĚŘENÍ SPRÁVY

Článek 3

Svěření správy podpory

1.  Před vydáním rozhodnutí o svěření správy podpory kandidátským zemím Komise ověří, zda jsou splněny podmínky čl. 12 odst. 2 nařízení (ES) č. 1266/1999 (dále jen „podmínky“) a ustanovení článků 4 až 6 přílohy tohoto nařízení.

Aby Komise zjistila, zda jsou splněny podmínky a ustanovení podle prvního pododstavce,

2.  Rozhodnutí o svěření správy některé agentuře může být vydáno prozatímně, pokud jsou dodrženy odpovídající podmínky, funkce a kritéria stanovené v příloze tohoto nařízení a ustanovení článků 4 až 6.

3.  Komise trvale sleduje dodržování podmínek a ustanovení tohoto nařízení včetně jeho přílohy. Jestliže kdykoli zjistí, že nejsou nadále dodržovány, Komise své rozhodnutí neprodleně odvolá a

Článek 4

Úkoly příslušného orgánu

1.  Úkoly příslušného orgánu zahrnují obdobně úkoly stanovené v čl. 1 odst. 3, 4, 6 a 7 nařízení (ES) č. 1663/95. Dokud nebudou uskutečněny veškeré potřebné změny správních a účetních postupů, může být pověření uděleno prozatímně na období stanovené podle závažnosti problému.

2.  Rozhodnutí příslušného orgánu o pověření agentury Sapard může být přijato pouze na základě posouzení správních, platebních, kontrolních a účetních postupů a struktur, které zahrnuje podmínky pro výběr projektů, nabídková řízení, uzavírání smluv a dodržování pravidel pro zadávání veřejných zakázek s ohledem na kritéria uvedená v příloze. Posouzení se uskuteční v souladu s mezinárodně uznávanými standardy pro audit. V případech, kdy se zamýšlí udělit prozatímní pověření, musí být dostatečným způsobem splněna ustanovení přílohy, zejména písemné postupy, oddělení úkolů, předchozí schválení projektů a předchozí ověření plateb, platební postupy, účetní postupy, bezpečnost počítačového systému, vnitřní audit a případně veřejné zakázky.

3.  Příslušný orgán bude pověření sledovat a neprodleně je zruší, jestliže nejsou nadále plněna kritéria pro jeho udělení, a neprodleně o tom informuje Komisi.

4.  Příslušný orgán může svěřit posuzování podle odstavce 2 jiným orgánům. V každém případě však vnitrostátní schvalující osoba nese veškerou odpovědnost.

Článek 5

Úkoly agentury Sapard

1.  Prováděcí funkce agentury Sapard zahrnuje mimo jiné tyto úkoly:

▼M2

▼B

2.  Platební funkce agentury Sapard zahrnuje mimo jiné tyto úkoly:

3.  Jestliže prováděcí a platební funkci nevykonává jedna a táž správní jednotka, mohou je vykonávat třetí osoby, pokud bude dodržen bod 3 odstavec 2 přílohy. V žádném případě však nesmí být postoupeno vyplácení prostředků a zaúčtování závazků a plateb. Při schvalování projektů, kontrolách na místě a platbách se musí uplatňovat vhodná dělba úkolů.

4.  Veškeré navrhované změny v prováděcích nebo platebních opatřeních agentury Sapard po jejím pověření musí příslušný orgán předložit Komisi.

5.  Jestliže agentura Sapard neplní zároveň funkce řídícího orgánu podle článku 9 nařízení Komise (ES) č. 2759/1999 ( 8 ), musí tomuto orgánu sdělovat informace potřebné pro výkon jeho funkcí.

Článek 6

Úkoly subjektu vydávajícího osvědčení

1.  Úkoly subjektu vydávajícího osvědčení zahrnují:

2.  Při plnění těchto úkolů jedná subjekt vydávající osvědčení v souladu s článkem 3 nařízení (ES) č. 1663/95 a pokyny Komise. Je-li určeným subjektem vnitrostátní kontrolní úřad nebo rovnocenný subjekt, může převést některé nebo všechny kontrolní úkoly podle čl. 3 odst. 1 nařízení (ES) č. 1663/95 na jiné subjekty, pokud je zajištěno řádné plnění těchto úkolů. V každém případě však subjekt vydávající osvědčení přebírá veškerou odpovědnost.

3.  Potvrzení k ročnímu vyúčtování a zpráva o provedení auditu podle čl. 3 odst. 1 nařízení (ES) č. 1663/95 a čl. 13 odst. 1 musí být zpracovány do 15. dubna následujícího roku a nejpozději do 30. dubna předány Komisi.

KAPITOLA 3

PLATBA A KONTROLA

Článek 7

Rozpočtové závazky

1.  Po přijetí rozhodnutí Komise k povolení podpisu roční finanční dohody jsou v rozpočtu Společenství vytvořeny položky závazků.

2.  První roční finanční dohoda může být podepsána jménem Společenství po splnění těchto podmínek:

▼M3

3.  S ohledem na požadavky článku 10 Komise uvolňuje každou část závazku, pro který se neuskutečnila záloha anebo pro který neobdržela přípustnou žádost o platbu, v těchto lhůtách:

▼B

Článek 8

Platby Komise

1.  Spolufinancování Společenství přichází v úvahu pouze v případě podpory v rámci programu Sapard přiznané v souladu s programem schváleným Komisí, víceletými a ročními finančními dohodami a v souladu s rozhodnutím Komise podle čl. 3 odst. 1.

2.  Platby se uskutečňují v eurech na účet Sapard vedený v eurech a v souladu s čl. 32 odst. 1, čl. 32 odst. 2 druhým pododstavcem, čl. 32 odst. 3 s výjimkou písmen a), d) a druhého a třetího pododstavce a v souladu s čl. 32 odst. 4 písm. a) a b) nařízení (ES) č. 1260/1999.

3.  Komise uskuteční první zálohovou platbu na účet Sapard vedený v eurech. Tato platba, která se může uskutečnit ve více než jedné splátce, nesmí převýšit 49 % prvního ročního příspěvku do příslušné kandidátské země podle přílohy rozhodnutí Komise (ES) č. 1999/595/ES ( 9 ). Platba se uskuteční pod podmínkou, že bylo vydáno rozhodnutí podle čl. 3 odst. 1 o pověření agentury Sapard, a to po uzavření víceleté finanční dohody a první roční finanční dohody. Platba musí být vrácena, jestliže Komise neobdrží během osmnácti měsíců ode dne platby žádnou žádost o provedení platby.

4.  Další platby se uskuteční v souladu s pravidly uvedenými v článku 10.

5.  Náklady na směnu, bankovní poplatky a směnné ztráty nejsou předmětem spolufinancování Společenství.

Článek 9

Platby agentury Sapard

1.  Platby agentury Sapard ve prospěch příjemci podpory:

▼M2

▼B

Příspěvek Společenství se vyplácí současně s vnitrostátním příspěvkem. V případě příjemců z veřejného sektoru však může být vnitrostátní příspěvek vyplacen před příspěvkem Společenství.

2.  Na úrovni agentury Sapard musí být snadné odlišit celkové veřejné prostředky pro jednotlivá opatření a granty přidělené na úrovni projektu.

3.  Agentura Sapard musí vést záznamy o všech platbách zahrnující alespoň tyto informace:

4.  Každý přeplatek zjištěný agenturou Sapard, zejména částky převyšující dlužnou částku, se musí neprodleně zaznamenat na účet programu Sapard vedený v eurech a odečíst od žádostí o platby Komise podle článku 10.

5.  Finanční zůstatek podpory se vyplácí podle čl. 32 odst. 4 písm. a) a b) nařízení ES č. 1260/1999 po přijetí rozhodnutí podle článků 13 a 14.

6.  Agentura Sapard zajistí včasné vyřizování žádostí o platbu podaných příjemci podpory. V případech, kdy doba mezi převzetím úplných podkladových materiálů a vydáním platebního příkazu přesáhne tři měsíce, může být příspěvek Společenství snížen v souladu s čl. 4 odst. 2 nařízení (ES) č. 296/96 ( 10 ).

Článek 10

Žádost o platbu určená Společenství

▼M2

1.  Komise bere v úvahu pouze žádosti o platby vypracovávané čtvrtletně agenturou Sapard, předkládané v souladu s tiskopisem stanoveným Komisí a předané vnitrostátní schvalující osobou Komisi ve lhůtě jednoho měsíce od konce každého čtvrtletí. Další žádosti však mohou být podány tehdy, existuje-li nebezpečí, že

▼B

2.  Žádosti musí obsahovat alespoň tyto informace:

3.  Komise ověří žádosti o platby s ohledem na podmínky stanovené v čl. 32 odst. 3 písm. b), c), e) a f) nařízení (ES) č. 1260/1999.

4.  S výhradou ověření podle odstavce 3 nahradí Komise výdaje uvedené v žádostech o platbu v zásadě ve lhůtě dvou měsíců ode dne, kdy obdrží přípustnou žádost o platbu.

Článek 11

Směnný kurs a úrok

1.  Směnným kursem mezi eurem a národní měnou je směnný kurs zveřejněný Evropskou centrální bankou:

2.  Při nedodržení lhůt uvedených v čl. 13 odst. 5 a čl. 14 odst. 4 se ke každé nezaplacené částce připočítává úrok se sazbou rovnou sazbě Euribor pro tříměsíční vklady, zveřejněnou Evropskou centrální bankou a zvýšenou o 1,5 %. Uvedená sazba je měsíčním průměrem měsíce, v němž bylo oznámeno rozhodnutí uvedené v těchto článcích.

▼M1

3.  Úrok získaný na účtu Sapard vedeném v eurech se může využít výhradně pro tento program. Tento úrok nesmí být snižován o žádné poplatky.

▼B

Článek 12

Opatření z podnětu Komise

Pokud Komise nepřidělí kandidátské zemi celý roční příspěvek podle čl. 7 odst. 4 nařízení (ES) č. 1268/1999, rozhoduje ad hoc o využití takto nepřidělené částky.

Článek 13

Rozhodnutí o účetní závěrce

1.  Aniž jsou dotčena rozhodnutí podle článku 14, vypracuje každá kandidátská země pro každý rozpočtový rok roční prohlášení na tiskopise stanoveném Komisí spolu s osvědčením a zprávě o auditu požadované podle čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení (ES) č. 1258/1999, článku 4 a čl. 5 odst. 1 písm. a), c) a e) a čl. 5 odst. 2 nařízení (ES) č. 1663/95; toto prohlášení předá vnitrostátní schvalující osoba Komisi.

2.  Dokumenty uvedené v odstavci 1 musí být Komisi předloženy do 30. dubna roku následujícího po daném rozpočtovém roce.

Uplatňují se ustanovení uvedená v čl. 7 odst. 1 první a předposlední větě, odst. 2 písm. c) a odst. 3 a 4 nařízení (ES) č. 296/96. V rozpočtovém roce „n“ se berou v úvahu veškeré transakce zaznamenané na účtech agentury Sapard v rozpočtovém roce „n“.

3.  Do 30. září roku následujícího po daném rozpočtovém roce uzavře Komise účet agentury Sapard podle čl. 7 odst. 3 nařízení (ES) č. 1258/1999 a článku 7 nařízení (ES) č. 1663/95 (dále jen „rozhodnutí o účetní závěrce“). Toto rozhodnutí se týká také účetní závěrky účtu Sapard vedeného v eurech. Zahrnuje také účetní závěrku částek, které mají být připsány ve prospěch účtu Sapard vedeného v eurech podle čl. 9 odst. 4 a čl. 11 odst. 3.

4.  Komise sdělí dané kandidátské zemi výsledky ověřování předaných informací do 31. července následujícího po konci rozpočtového roku. Nemůže-li Komise schválit účty některé kandidátské země do 30. září z důvodů, které lze přičítat dané kandidátské zemi, vyrozumí kandidátskou zemi o dalších šetřeních, která hodlá podniknout.

5.  Částka uvedená v rozhodnutí o účetní závěrce se obvykle přičte k jedné z následujících plateb Komise kandidátské zemi nebo se od této platby odečte. Jestliže však částka stanovená v rozhodnutí, kterou je třeba odečíst, přesahuje úroveň možných následujících plateb, připíše se částka, která není kryta zůstatkem, na účet Komise vedený v eurech během dvou měsíců od oznámení rozhodnutí. Komise však může v jednotlivých případech rozhodnout, že jakákoli částka, která má být připsána v její prospěch, bude vyrovnána proti platbám, jež má Komise vyplatit kandidátské zemi v rámci některého jiného nástroje Společenství.

Článek 14

Rozhodnutí o splnění podmínek

1.  Komise může rozhodnout, že výdaje nebudou předmětem spolufinancování Společenství, jestliže zjistí, že nebyly vynaloženy v souladu s pravidly čl. 8 odst. 1 (dále jen „rozhodnutí o splnění podmínek“).

2.  Rozhodnutí o splnění podmínek bude provedeno v souladu s mechanismy a postupy platnými pro uplatňování čl. 7 odst. 4 nařízení (ES) č. 1258/1999 a článku 8 nařízení (ES) č. 1663/95.

3.  Finanční náprava může zahrnovat použití oprav paušální sazby v případě, že agentura Sapard nesprávně stanovila nebo nesprávně používá kontrolní opatření a bylo-li zúčtování stanovené finanční nápravy proti výdajům jiných projektů zamítnuto.

4.  Částka, která má být nahrazena v souladu s rozhodnutím o splnění podmínek podle odstavce 1, bude oznámena vnitrostátní schvalující osobě, která zajistí připsání částky Komisi v eurech v průběhu dvou měsíců od oznámení rozhodnutí. Částka v rozhodnutí nesmí být znovu přidělena programu Sapard. Komise však může v jednotlivých případech rozhodnout, že od částky, která má být připsána v její prospěch, budou odečteny dlužné platby, jež mají být vyplaceny Komisí kandidátské zemi na základě některého nástroje Společenství.

Článek 15

Ustanovení o záznamech a o kontrole

1.  Agentura Sapard a celostátní fond uschovají doklady tak, aby byly Komisi k dispozici po dobu pěti let ode dne konečné platby příjemci podpory.

2.  Jestliže se uskutečňují kontroly podle článku 9 nařízení (ES) č. 1268/1999, použijí se pro plnění programu Sapard přiměřeně ustanovení nařízení (Euratom, ES) č. 2185/96 ( 11 ) a čl. 8 odst. 1 a odst. 2 a čl. 9 odst. 1 a odst. 2 nařízení (ES) č. 1258/1999.

3.  Od kandidátských zemí se vyžaduje, aby uplatňovaly pravidla obsažená v nařízení Komise (ES) č. 1681/94 ( 12 ) o nesrovnalostech a organizaci informačního systému v této oblasti.

Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.

---

PŘÍLOHA

FUNKCE A KRITÉRIA POVĚŘENÍ AGENTURY SAPARD

1.   FUNKCE

Agentura Sapard vykonává tyto základní funkce v rámci programu Sapard:

2.   KRITÉRIA

2.1	Správní struktura agentury Sapard zajišťuje dělbu tří funkcí – schvalovací, vykonávací a účetní; za každou z nich odpovídá jiná dílčí správní jednotka, jejíž odpovědnosti jsou stanoveny v organizačním schématu.

2.2

Agentura Sapard používá níže uvedené postupy nebo postupy, které nabízejí stejné záruky: 2.2.1 agentura Sapard písemně stanoví podrobné postupy pro přijímání, zaznamenávání a zpracovávání žádostí o schválení projektů a žádostí o platby, faktur a podpůrných dokumentů a kontrolních zpráv, včetně popisu všech dokumentů, které se mají používat. Tento postup musí zaručit, že se budou zpracovávat pouze žádosti o platby nebo vybrané projekty, které odpovídají stanoveným kritériím; 2.2.2 rozdělení povinností musí být takové, aby žádný úředník neměl v rámci žádného projektu nikdy více než jednu z odpovědností za schvalování projektů, povolení platby, zaplacení nebo účtování částek a aby žádný z úředníků nevykonával jeden z těchto úkolů, aniž by podléhal dozoru druhého úředníka. Odpovědnosti každého úředníka musí být stanoveny písemně včetně vymezení finančních omezení jeho pravomoci. Musí být zajištěno řádné školení pracovníků a vytvořena koncepce výměny pracovníků v citlivých funkcích anebo zvýšený dozor; 2.2.3 každý úředník odpovědný za schvalování musí mít k dispozici podrobný kontrolní seznam ověřování, která je třeba uskutečnit, a v podpůrných dokumentech žádosti musí uvést potvrzení, že kontroly byly uskutečněny. Toto potvrzení může vydat elektronicky při dodržení podmínek pododstavce 2.2.6. Tato činnost je kontrolována a zaznamenána nadřízeným úředníkem. Analýza, vyhodnocení a schválení projektu musí být zaznamenány písemně. Analýza projektu se musí řídit zásadami řádné účinné správy; 2.2.4 žádost o schválení projektů nebo žádost o platbu může být schválena pouze po dostatečné kontrole, při níž se ověřuje, zda žádost odpovídá pravidlům finanční dohody a obsahu programu Sapard. Kontroluje se dodržení požadavků specifického opatření, na jehož základě se žádost o podporu předkládá, i požadavků potřebných pro zabránění a zjištění podvodu a nesrovnalostí se zvláštním ohledem na existující rizika. V rámci schvalovací funkce je třeba u žádostí kontrolovat, zda odpovídají podmínkám, zda je jejich předložení oprávněné, zda byly předloženy úplné doklady, zda jsou tyto doklady správné, zda odpovídá datum přijetí žádosti atd. Všechny kontroly musí být uvedeny v kontrolním seznamu a jejich uskutečnění musí být potvrzeno u každé žádosti nebo u každé skupiny žádostí. Pokud jde o dodané služby nebo zboží, musí kontrola zahrnovat: — kontrolu dokladů: údaje o množství, jakosti a ceně zboží nebo služeb na faktuře musí odpovídat objednávce, — fyzickou kontrolu: množství a jakost zboží nebo služeb musí odpovídat údajům uvedeným na faktuře nebo na žádosti. Tuto kontrolu je možné uskutečňovat také průběžně během dodávky služeb, tj. při uskutečnění počáteční nebo prozatímní platby; 2.2.5 stanovené postupy musí zajistit vyplacení příslušné částky pouze žadateli, na jeho bankovní účet nebo jeho postupníkovi. Platbu uskuteční banka agentury nebo státní finanční instituce, případně bude odeslán šek ve lhůtě pěti pracovních dnů ode dne zaúčtování na vrub bankovního účtu Sapard. Je třeba stanovit postupy, které zajistí, že všechny platby, u nichž nedojde k převodu, nebo šeky, které nebyly proplaceny, budou připsány ve prospěch účtu Sapard vedeného v eurech. Není možné uskutečňovat platby v hotovosti. Souhlas vnitrostátní schvalující osoby nebo jejího nadřízeného může být vydán elektronicky, pokud je zajištěna dostatečná úroveň zabezpečení elektronických prostředků a totožnost podpisujícího se zaznamenává do elektronických záznamů; 2.2.6 jestliže se žádosti o schválení projektů nebo žádosti o platbu nebo faktury zpracovávají počítačovým systémem, musí být přístup k počítačovému systému chráněn a kontrolován tak, aby: — všechny údaje zadávané do systému byly důkladně ověřeny s cílem zjistit a opravit chyby při zadávání, — všechny zadávané, upravované nebo ověřované informace mohly zadávat, upravovat nebo ověřovat pouze pověřené osoby, kterým byla přiřazena hesla, — v deníku operací byla zaznamenána totožnost každého pracovníka, který zadává nebo upravuje údaje nebo programy. Hesla je třeba pravidelně měnit, aby se zabránilo zneužití. Počítačové systémy musí být chráněny před neoprávněným přístupem pomocí fyzických kontrol a údaje musí být zálohovány kopiemi uloženými na odděleném, zabezpečeném místě. Zadávání údajů je třeba kontrolovat logickou kontrolou zaměřenou na zjištění rozporných nebo mimořádných údajů; 2.2.7 postupy musí zajistit zaznamenávání změn ve výši podpory nebo v podmínkách udělování podpory a pokyny, databáze i kontrolní seznamy musí být v přiměřené době aktualizovány;

2.3

část schvalovací a kontrolní funkce nebo celá tato funkce může být svěřena jinému subjektu, pokud budou splněny níže uvedené podmínky: 2.3.1 odpovědnosti a povinnosti těchto jiných subjektů, zejména ve vztahu ke kontrole a ověřování splnění podmínek finančních dohod, musí být jasně stanoveny; 2.3.2 subjekty musí mít účinné systémy, které zajistí, že budou dostatečným způsobem plnit své odpovědnosti; 2.3.3 subjekty musí agentuře výslovně potvrdit, že své odpovědnosti plní, a musí popsat používané prostředky; 2.3.4 agentura Sapard musí pravidelně a včas dostávat informace o výsledcích provedených kontrol tak, aby před schválením či vyžízením žádosti nebo proplacením faktury mohla být vždy ověřena dostatečnost těchto kontrol. Vykonanou práci je třeba podrobně popsat ve zprávě doprovázející každou žádost o schválení projektů nebo žádost o platbu či skupinu žádostí, nebo případně ve zprávě, která se týká jednoho roku. Tato zpráva je doplněna potvrzením způsobilosti schválených žádostí a povahy, rozsahu a omezení vykonané práce. Musí být uvedeny fyzické nebo správní kontroly, popsány použité metody, výsledky všech kontrol a opatření přijatých s ohledem na oznámené nepravidelnosti a nesrovnalosti. Podpůrné doklady předložené agentuře musí dostatečně prokazovat, že byly provedeny veškeré požadované kontroly způsobilosti žádostí nebo faktur schválených k proplacení; 2.3.5 agentura Sapard musí mít před schválením projektu a proplacením výdaje dostatečnou jistotu, že ostatní subjekty dodržovaly postupy, které odpovídají kritériím uvedeným v této příloze; 2.3.6 kritéria pro hodnocení žádostí a pořadí jejich priority musí být jasně stanoveny a dokumentovány; 2.3.7 jestliže jsou doklady vztahující se ke schvalovaným žádostem, vyčleněným výdajům a provedeným kontrolám uschovány u jiných subjektů, musí tyto subjekty i agentura stanovit postupy, které zajistí, aby bylo zaznamenáno, kde se tyto doklady, které jsou významné pro určité platby uskutečněné agenturou, nacházejí, a aby tyto doklady mohly být předloženy ke kontrole v úřadovnách agentury na žádost osob a subjektů, které obvykle mají právo kontrolovat takové doklady, a mezi něž patří: — pracovníci agentury, kteří požadavek vyřizují, — vnitřní auditorské oddělení agentury, — schvalující subjekt, který potvrzuje výroční prohlášení agentury, — pověření úředníci Evropské unie; 2.3.8 musí být uzavřeny písemné dohody mezi agenturou Sapard a subjekty, jimž byly svěřeny funkce agentury Sapard. Takové dohody musí jasně vymezovat funkce, které má plnit pověřený subjekt, a typy důkazních dokumentů a výkazů, které musí takový subjekt zasílat agentuře Sapard ve vymezených lhůtách. Celý systém, včetně přenesených funkcí vykonávaných jinými subjekty, musí být vymezen v organizačním schématu. Dohoda musí upravovat přístup úředníků Komise a Účetního dvora k informacím, které mají k dispozici tyto subjekty, a možnost těchto úředníků prošetřovat žádosti, včetně kontroly projektů a příjemců podpory;

2.4

účetní postupy musí zajistit úplnost, přesnost (správný název projektu nebo účtu) a včasnost prohlášení o výdajích předávaného Komisi, zjištění a opravu jakýchkoli omylů nebo opomenutí, zejména pomocí kontrol a slaďování účtů uskutečňovaných v odstupech nepřesahujících tři měsíce; Účetní postupy agentury Sapard musí zajistit, aby z účetního systému bylo možné zjistit v každé regionální úřadovně u každého projektu, smlouvy nebo opatření nebo dílčího opatření celkové náklady, vyčleněné výdaje, částečné platby a platby zůstatku v eurech a národní měně. Musí být stanoveny lhůty pro zrušení závazků tam, kde nebyla práce dokončena podle schváleného harmonogramu. Tato zrušení musí být v účetním systému řádně zaznamenána;

2.5

agentura Sapard musí mít k dispozici vnitřní auditorské oddělení. Cílem tohoto oddělení nebo rovnocenného subjektu je zajistit účinnost systému vnitřní kontroly. Vnitřní auditorské oddělení musí být odděleno od ostatních oddělení agentury a musí podléhat přímo nejvyššímu vedení agentury. Vnitřní auditorské oddělení ověřuje, zda postupy přijaté agenturou jsou dostatečné k zajištění plnění programu a finančních dohod a zda jsou účty přesné, úplné a zda jsou zpracovávány včas. Ověřování se může omezit na vybraná opatření nebo dílčí opatření a na vzorky transakcí, pokud bude v plánu kontrol zajištěno, že během období nepřesahujícího tři roky budou zkontrolovány všechny významné oblasti, včetně oddělení nebo subjektů odpovědných za schvalování a oddělení, jimž byly svěřeny příslušné funkce. Práce auditorského oddělení se řídí mezinárodně uznávanými standardy pro audit, zaznamenává se do pracovních dokumentů a jejím výsledkem musí být zprávy a doporučení určené nejvyššímu vedení agentury. Program a zprávy auditu musí být k dispozici subjektu udělujícímu osvědčení, úředníkům Evropské unie pověřeným uskutečňováním finančních přezkoumání za účelem hodnocení účinnosti vnitřní auditorské funkce;

2.6

pravidla pro zadávání veřejných zakázek veřejnými subjekty na poskytování služeb, prací a dodávek v kandidátské zemi musí být v souladu s předpisy uvedenými v ročence Komise ( 13 ) nazvané „Smlouvy o pracovních činnostech, dodávkách a službách uzavírané pro účely spolupráce Společenství se třetími zeměmi“, s výjimkou požadavku na předchozí schválení Komise;

2.7

služby, práce, stroje a dodávky poskytnuté soukromými podniky musí pocházet ze zemí Společenství nebo ze zemí uvedených v čl. 1 odst. 1 nařízení (ES) č. 1268/1999. Totéž platí pro dodávky a vybavení nakupované dodavatelem prací nebo služeb na základě smlouvy, jestliže se dodávky a vybavení mají po splnění smlouvy stát vlastnictvím daného projektu;

2.8

pokud jde zejména o propadlé záruky, uhrazené platby atd., stanoví agentura Sapard systém pro zjišťování všech částek dlužných na účtu Sapard vedený v eurech a pro zaznamenávání všech těchto dluhů v účetní knize dlužníků ještě před jejich přijetím. Účetní knihu dlužníků je třeba pravidelně kontrolovat, aby bylo možné učinit potřebná opatření pro vybírání dluhů po splatnosti;

2.9

agentura Sapard veřejně sděluje možnosti získání podpory všem případným vedoucím projektů nebo hospodářským činitelům, aby agentura měla co nejširší výběr z případných vedoucích projektů nebo hospodářských činitelů. Je třeba včas před zahájením programu připravit standardní tiskopisy žádosti s jasnými pokyny pro vyplnění žádostí a s podmínkami způsobilosti pro přiznání podpory;

2.10	včasné zpracování žádostí příjemců;

2.11

agentura Sapard zavede vhodný systém pro podávání zpráv o postupu každého projektu a opatření vzhledem k předem stanoveným ukazatelům. Tyto ukazatele se budou se souhlasem monitorovacího výboru podle potřeby upravovat. Je vhodné přijmout opatření v případech, kdy vznikne zpoždění při plnění předem stanovených cílů. Je třeba vést záznamy o všech učiněných krocích. Je třeba používat vhodný řídící informační systém, aby bylo možné rychle zpracovávat potřebné zprávy o projektech a opatřeních. Tyto zprávy je na požádání nutno zpřístupnit řídícímu orgánu, monitorovacímu výboru a Komisi.

---

( 1 ) Úř. věst. L 161, 26.6.1999, s. 87.

( 2 ) Úř. věst. L 161, 26.6.1999, s. 68.

( 3 ) Úř. věst. L 356, 31.12.1977, s. 1.

( 4 ) Úř. věst. L 160, 26.6.1999, s. 103.

( 5 ) Úř. věst. L 158, 8.7.1995, s. 6.

( 6 ) Úř. věst. L 273, 23.10.1999, s. 5.

( 7 ) Úř. věst. L 161, 26.6.1999, s. 1.

( 8 ) Úř. věst. L 331, 23.12.1999, s. 51.

( 9 ) Úř. věst. L 226, 27.8.1999, s. 23.

( 10 ) Úř. věst. L 39, 17.2.1996, s. 5.

( 11 ) Úř. věst. L 292, 15.11.1996, s. 2.

( 12 ) Úř. věst. L 178, 12.7.1994, s. 43.

( 13 ) SEC(1999) 1801 v konečném znění „Zakázky na stavební práce, dodávky a služby zadávané pro účely spolupráce Společenství se třetími zeměmi“.