(EU) 2022/127Nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) 2022/127 ze dne 7. prosince 2021, kterým se doplňuje nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2021/2116 o pravidla týkající se platebních agentur a dalších subjektů, finančního řízení, schválení účetní závěrky, jistot a použití eura

schvalování a kontrolu plateb s cílem potvrdit, že částka, která má být vyplacena příjemci, je v souladu s předpisy Unie, zejména s předpisy pro správní kontroly a kontroly na místě;

provádění plateb schválené částky příjemcům (či jejich zplnomocněným zástupcům) nebo v případě rozvoje venkova provádění plateb podílu spolufinancování Unie;

zaúčtování za účelem zaznamenání všech plateb v oddělených účtech platební agentury pro výdaje EZZF a EZFRV formou informačního systému a přípravu pravidelných souhrnů výdajů včetně měsíčních (pro EZZF), čtvrtletních (pro EZFRV) a ročních výkazů určených Komisi. Na účtech platební agentury jsou rovněž zaznamenávána aktiva financovaná z EZZF a EZFRV, zejména pokud jde o intervenční zásoby, nevyúčtované zálohy, záruky a dlužníky.

pokud jde o druhy intervencí uvedené v nařízení (EU) 2021/2115, organizační struktura platební agentury rovněž zajistí podávání zpráv o výkonnosti na základě ukazatelů výstupů pro účely ročního schvalování výkonnosti uvedeného v článku 54 nařízení (EU) 2021/2116 a podávání zpráv o výkonnosti na základě ukazatelů týkající se výsledků pro účely víceletého monitorování výkonnosti uvedeného v článku 134 nařízení (EU) 2021/2115, čímž se prokáže, že je dodržen článek 37 nařízení (EU) 2021/2116.

na provádění operací byly vyčleněny patřičné lidské zdroje a aby na různých provozních úrovních byly k dispozici potřebné technické dovednosti;

povinnosti byly rozděleny tak, že žádný úředník nemá více než jednu odpovědnost, pokud jde o schvalování, proplácení či zaúčtování částek účtovaných EZZF nebo EZFRV, a že žádný úředník neplní žádný z těchto úkolů bez dozoru;

povinnosti každého úředníka včetně stanovení hranice jeho finanční pravomoci byly definovány v písemném popisu práce. Hranice finanční pravomoci úředníka mohou být definovány v systému;

na všech provozních úrovních bylo zajištěno vhodné vzdělávání zaměstnanců, včetně informovanosti o podvodech, a uplatňování politiky obměny zaměstnanců na citlivých místech, případně politiky zvýšeného dozoru;

byla přijata vhodná opatření k zamezení a odhalení možného rizika střetu zájmů ve smyslu článku 61 nařízení (EU, Euratom) 2018/1046, pokud jde o funkce prováděcí platební agentury vůči osobám s vlivem a citlivým postavením uvnitř i vně platební agentury. Pokud existuje riziko střetu zájmů, zavedou se opatření, která zajistí uplatňování uvedeného článku.

identifikaci cílů platební agentury, aby bylo možné identifikovat a posoudit rizika související s těmito cíli;

identifikaci rizik, včetně možných nesrovnalostí nebo podvodů, pro dosažení svých cílů a analýzu těchto rizik jako základ pro stanovení způsobu řízení rizik;

pokud jde o riziko možného podvodu, strategii boje proti podvodům, která zahrnuje opatření proti podvodům a jakýmkoli protiprávním činnostem poškozujícím finanční zájmy Unie. Tato opatření zahrnují prevenci a odhalování podvodů a podmínky jejich vyšetřování a nápravná a odrazující opatření s přiměřenými a odrazujícími sankcemi;

provádění opatření k prevenci a zmírnění rizik;

identifikaci a posouzení změn, které by mohly významně ovlivnit systém vnitřní kontroly;

pravidelné přezkoumávání posouzení rizik a opatření zavedených k předcházení nebo zmírnění identifikovaných rizik.

Je nutné uzavřít písemnou dohodu mezi platební agenturou a dotčeným subjektem, která kromě úkolů v přenesené pravomoci podrobně stanoví povahu informací a podkladů, které mají být platební agentuře předávány, jakož i lhůtu pro jejich předání. Dohoda musí platební agentuře umožnit splnění akreditačních kritérií.

Platební agentura zůstává ve všech případech odpovědná za účinné řízení dotčených fondů. Nadále nese plnou odpovědnost za legalitu a správnost uskutečněných operací včetně ochrany finančních zájmů Unie, jakož i za vykázání odpovídajících výdajů Komisi a za řádné sestavení účetní závěrky.

Jsou jasně definovány povinnosti a závazky dotčeného subjektu, zvláště s ohledem na kontrolu a ověřování souladu s předpisy Unie.

Platební agentura zajistí, aby měl dotčený jiný subjekt účinné systémy pro uspokojivé plnění svých úkolů.

Dotčený jiný subjekt platební agentuře výslovně potvrdí, že své úkoly plní, a popíše používané prostředky.

Platební agentura pravidelně posuzuje plnění úkolů v přenesené pravomoci, aby potvrdila, že prováděná činnost je uspokojivé kvality a je v souladu s předpisy Unie.

Platební agentura stanoví podrobné postupy pro příjem, záznam a zpracování žádostí včetně popisu všech dokumentů a informačního systému, které mají být použity.

Každý úředník odpovědný za schvalování má k dispozici podrobný kontrolní seznam ověření, která je nutné provést, a v podkladech k žádosti potvrdí, že tyto kontroly byly provedeny. Potvrzení lze vyhotovit elektronicky. Rovněž se pořizuje záznam o systematické kontrole práce vedoucím pracovníkem, např. na základě vzorků, systému nebo plánu.

Žádost je pro účel platby schválena až poté, co byly provedeny dostatečné kontroly s cílem ověřit soulad s předpisy Unie.

Jejich součástí jsou kontroly vyžadované příslušným nařízením, kterým se řídí konkrétní opatření, podle něhož je žádáno o podporu, a také kontroly vyžadované podle článku 59 nařízení (EU) 2021/2116 s cílem předcházet a odhalovat podvody a nesrovnalosti se zvláštním zřetelem na existující rizika. V případě EZFRV je kromě toho třeba stanovit postupy pro ověření toho, zda jsou dodrženy podmínky pro poskytování podpory, včetně uzavírání smluv, a zda jsou dodrženy všechny platné předpisy Unie, včetně pravidel stanovených ve strategickém plánu SZP.

Vedení platební agentury je na odpovídající úrovni patřičným způsobem pravidelně a včas informováno o výsledcích provedených správních kontrol a kontrol na místě, aby bylo před vyřízením žádosti vždy možné posoudit dostatečnost kontrol.

Prováděné činnosti jsou podrobně popsány ve zprávě přiložené ke každé žádosti, skupině žádostí, či pokud je to vhodné, ve zprávě týkající se jednoho hospodářského roku. Ke zprávě je přiloženo potvrzení o způsobilosti schválených žádostí a o povaze, rozsahu a omezeních provedených činností. To lze vyhotovit elektronicky. V případě EZFRV je kromě toho třeba zajistit, aby byla dodržena kritéria pro poskytování podpory, včetně uzavírání smluv, a aby byly dodrženy všechny platné předpisy Unie, včetně pravidel stanovených ve strategickém plánu SZP. Pokud fyzické či správní kontroly nebyly vyčerpávající, ale byly provedeny pouze na vzorku žádostí, jsou označeny vybrané žádosti, popsána metoda výběru vzorku a oznámeny výsledky všech inspekcí a opatření přijatých s ohledem na rozpory a nesrovnalosti. Podklady (v tištěné nebo elektronické podobě) musí být dostatečné k zaručení toho, že byly provedeny všechny požadované kontroly způsobilosti schválených žádostí.

V případech, kdy jsou dokumenty (v tištěné nebo elektronické podobě) související se schválenými žádostmi a provedenými kontrolami v držení jiných subjektů, tyto subjekty i platební agentura zavedou postupy s cílem zajistit, aby všechny takové dokumenty nebo elektronické záznamy údajů byly uchovávány a byly k dispozici platební agentuře.

Účetní postupy zajistí, aby byly měsíční (pro EZZF), čtvrtletní (pro EZFRV) a roční výkazy úplné, přesné a včasné a aby došlo k odhalení a nápravě všech chyb či opomenutí, zejména prostřednictvím kontrol a sesouhlasení prováděných v pravidelných intervalech.

Účetnictví týkající se intervenčních zásob zajistí, aby objemy a související náklady byly správně a bezodkladně zpracovány a zaznamenány pro každou identifikovatelnou šarži a na správném účtu v každé fázi od přijetí nabídky až po fyzické použití produktu, a to v souladu s platnými předpisy, a aby bylo v libovolnou chvíli možné určit objem i druh zásob v každém místě.

platby záloh jsou v účetnictví nebo pomocných záznamech vedeny odděleně;

záruky se získávají pouze od finančních institucí, které splňují podmínky kapitoly IV tohoto nařízení a jsou schváleny patřičnými orgány, a zůstávají platné až do vyúčtování nebo vyžádání na základě prosté žádosti platební agentury;

zálohy jsou vyúčtovány ve stanovených lhůtách a ty, jejichž vyúčtování se opozdilo, jsou bezodkladně identifikovány a záruky jsou bezodkladně vyžádány.

monitorování technických služeb a pověřených subjektů odpovědných za provádění kontrol a dalších funkcí za účelem zajištění náležitého provádění předpisů, pokynů a postupů;

iniciování systémových změn za účelem zlepšení kontrolních systémů obecně;

přezkum nároků a žádostí předložených platební agentuře, jakož i jiných informací, u nichž existuje podezření na nesrovnalosti;

postupy monitorování s cílem předcházet podvodům a nesrovnalostem a odhalovat je se zvláštním ohledem na oblasti výdajů na SZP, které spadají do oblasti působnosti platební agentury a jsou vystaveny značnému riziku podvodu nebo jiných závažných nesrovnalostí.

Útvar interního auditu je nezávislý na ostatních odděleních platební agentury a podléhá přímo řediteli platební agentury.

Útvar interního auditu ověřuje, že postupy přijaté agenturou jsou dostačující k zajištění souladu s předpisy Unie a že účetnictví je přesné, úplné a včasné. Ověřování se může omezit na vybraná opatření a vzorky transakcí, pokud plán auditu zajišťuje, že během období nejdéle pěti let jsou auditu podrobeny všechny důležité oblasti včetně útvarů odpovědných za schvalování.

Činnost interního auditu je prováděna v souladu s mezinárodně uznávanými standardy, zaznamenávána do pracovních dokumentů a jejím výsledkem jsou zprávy a doporučení určená nejvyššímu vedení agentury.

postupu při sběru informací o veřejném skladování;

shody účetních údajů vedených na místě skladovatelem s údaji, které byly předány platební agentuře;

fyzická přítomnost se stanoví dostatečně reprezentativní fyzickou inspekcí týkající se minimálně procentního podílu uvedeného v části II, jež umožňuje dospět k závěru, že v zásobách se skutečně vyskytuje veškeré množství zapsané ve skladovém účetnictví;

kontroly jakosti se provádějí zrakem, čichem a/nebo organolepticky a v případě pochybnosti důkladnými rozbory.

označení skladovatele, adresu navštíveného skladu a popis kontrolovaných šarží;

datum a čas začátku a konce kontroly;

místo, kde byla kontrola provedena, jakož i popis podmínek skladování, balení a přístupnosti;

úplnou totožnost osob provádějících kontrolu, jejich služební zařazení a jejich pověření;

provedená kontrolní opatření a použité způsoby měření objemu, jako jsou metody měření, provedené výpočty a získané průběžné a konečné výsledky a závěry, které z nich byly vyvozeny;

u každé šarže nebo jakosti skladované ve skladu množství uváděné v účetnictví platební agentury, množství uváděné v účetnictví skladu a případné rozdíly zjištěné mezi těmito účetními záznamy;

u každé fyzicky kontrolované šarže nebo jakosti údaje uvedené v písmenu f) a množství ověřené na místě a případné nesrovnalosti, číslo šarže nebo jakosti, palety, krabice, sila, nádrže nebo jiné příslušné nádoby a hmotnost (popřípadě čistou i hrubou hmotnost) nebo objem;

prohlášení skladovatele v případě rozdílů nebo nesrovnalostí;

místo, datum a podpis osoby, která sepsala protokol, a skladovatele nebo zástupce;

provedení rozšířené kontroly v případě nesrovnalostí s upřesněním procentního podílu skladovaných množství, u něhož byla rozšířená kontrola provedena, zjištěných rozdílů a podaných vysvětlení.

provedené kontroly s jasným vyznačením těch, které byly fyzickými inspekcemi (inventarizacemi);

kontrolovaná množství;

zjištěné nesrovnalosti ve vztahu k měsíčním a ročním výkazům a jejich důvody.

Kontrolovaná množství a zjištěné nesrovnalosti jsou u každého příslušného produktu vyjádřeny hmotností nebo objemem a v procentech z celkového skladovaného množství.

Tento souhrnný dokument uvádí odděleně kontroly provedené pro ověření jakosti skladovaných produktů. Komisi se předá současně s ročním výkazem výdajů uvedeným v čl. 9 odst. 3 prvním pododstavcem písm. a) nařízení (EU) 2021/2116.

identifikace kontrolních čísel šarží a krabic na základě záznamů o nákupu nebo uskladnění;

zvážení palet (každé desáté) a krabic (jedné z každé palety);

vizuální kontroly obsahu krabice (jedné z každých pěti palet);

kontroly stavu balení.

identifikace kontrolních čísel šarží a pytlů na základě záznamů o nákupu nebo uskladnění;

zvážení palet (každé desáté) a pytlů (každého desátého);

vizuální kontroly obsahu pytle (jednoho z každých pěti palet);

kontroly stavu balení.

Výběr zásobníků nebo skladovacích komor určených ke kontrole musí odpovídat alespoň 5 % celkového množství obilovin nebo rýže skladovaných v rámci veřejné intervence.

Výběr se připravuje na základě účetních údajů platební agentury, ale skladovateli se neoznamuje.

Fyzická inspekce:

Vzorek šarží ke kontrole musí odpovídat alespoň 5 % celkového množství skladovaného v rámci veřejné intervence. Výběr se připravuje před návštěvou skladu na základě účetních údajů platební agentury, ale skladovateli se neoznamuje.

Ověření na místě přítomnosti vybraných partií a složení partií. Toto ověření zahrnuje:

Popis fyzicky zkontrolovaných šarží a zjištěných nedostatků se zaznamená do protokolu o kontrole.

Skladovatel musí vlastnit dokumenty týkající se uskladnění, skladování a vyskladnění produktů, které slouží jako základ pro sestavení ročního výkazu výdajů a které obsahují minimálně tyto údaje:

Dokumenty týkající se uskladnění, skladování a vyskladnění produktů skladovatel nejméně jednou za měsíc zašle platební agentuře jako podklad souhrnného měsíčního výkazu zásob. Platební agentura musí tyto dokumenty obdržet do desátého dne měsíce následujícího po měsíci, jehož se týkají.

Vzor souhrnného měsíčního výkazu zásob (orientační vzor) je stanoven níže. Platební agentury jej elektronickou cestou zpřístupní skladovatelům.

Skladovatel na základě měsíčních výkazů popsaných v bodě 1 vyhotoví roční výkaz zásob. Platební agentuře jej zašle nejpozději 15. října následujícího po uzávěrce účetního období.

Roční výkaz zásob obsahuje přehled skladovaných množství v členění podle produktů a místa skladování, přičemž u každého produktu se uvedou množství na skladě, čísla šarží (kromě obilovin), rok jejich uskladnění a vysvětlení případných zjištěných nesrovnalostí.

Vzor souhrnného ročního výkazu zásob (orientační vzor) je stanoven níže.

vedení elektronického skladového účetnictví intervenčních zásob;

přímou a okamžitou dostupnost průběžné inventarizace;

dostupnost veškerých dokumentů týkajících se uskladnění, skladování a vyskladnění produktů ze skladu a rovněž účetních dokumentů a protokolů vyhotovených v souladu s tímto nařízením, které skladovatel vlastní, a to v libovolném okamžiku;

nepřetržitý přístup k těmto dokumentům pro pracovníky platební agentury a Komise a rovněž pro každou jimi patřičně pověřenou osobu.

Pokud jde o množstevní ztráty vyplývající z běžných skladovacích operací vykonávaných podle pravidel, použijí se pro každý zemědělský produkt, který je předmětem opatření veřejného skladování, tyto přípustné odchylky:

Procento přípustných ztrát při vykosťování hovězího masa je stanoveno na 32. Tato hodnota se vztahuje na veškerá množství vykostěná v průběhu účetního období.

Přípustné odchylky uvedené v bodě 1 jsou stanoveny v procentech skutečné hmotnosti uskladněných a převzatých množství bez obalu v průběhu příslušného účetního období navýšených o množství zásob na začátku tohoto období.

Tyto přípustné odchylky se použijí při fyzických kontrolách zásob. Pro každý produkt se vypočítávají na základě veškerého množství skladovaného platební agenturou.

Skutečná hmotnost při uskladnění a vyskladnění se vypočítá tak, že se od zjištěné hmotnosti odečte standardní hmotnost obalu, která je uvedena v podmínkách pro uskladnění, a pokud tyto podmínky nebyly stanoveny, odečte se průměrná hmotnost obalů používaná platební agenturou.

Přípustná odchylka se nevztahuje na ztrátu v počtu balení nebo v počtu evidovaných kusů.

Do výpočtu přípustných odchylek uvedených v bodech 1 a 2 se nezapočítávají množství chybějící v důsledku krádeže nebo jiné ztráty vyplývající ze zjistitelných příčin.